Was sind Prozesskennzahlen?
Prozesskennzahlen – auch Key Performance Indicators (KPIs) genannt – sind zentrale Messgrößen zur Bewertung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglichen eine quantitative Analyse von Effektivität, Effizienz und Qualität von Abläufen in Unternehmen. Prozesskennzahlen dienen der objektiven Beurteilung von Prozessergebnissen und bilden die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen im Prozessmanagement.
Bedeutung von Prozesskennzahlen
Prozesskennzahlen im Unternehmen bieten essenzielle Einblicke in die Leistungsfähigkeit betrieblicher Abläufe. Sie helfen dabei, Engpässe, Schwachstellen und Ineffizienzen zu identifizieren. Durch die gezielte Auswertung lassen sich Maßnahmen zur Prozessoptimierung ableiten und die Leistungsfähigkeit steigern. Außerdem ermöglichen sie Benchmarking mit anderen Unternehmen oder Branchenstandards und fördern eine kontinuierliche Verbesserung durch systematische Überwachung und Steuerung.
Arten von Prozesskennzahlen
Prozesskennzahlen lassen sich in mehrere Kategorien unterteilen, je nach dem Fokus der Prozessanalyse:

1. Zeitbasierte Prozesskennzahlen
- Durchlaufzeit: Misst die gesamte Zeitspanne eines Prozesses vom Start bis zum Abschluss. Kurze Durchlaufzeiten stehen für schnelle und effiziente Abläufe.
- Bearbeitungszeit: Erfasst die Zeit für einzelne Aufgaben innerhalb eines Prozesses. Geringe Bearbeitungszeiten reduzieren Wartezeiten und verbessern die Gesamtperformance.
2. Qualitätsbasierte Prozesskennzahlen
- Fehlerquote: Gibt die Anzahl der Prozessfehler an. Eine niedrige Fehlerquote weist auf stabile, fehlerarme Prozesse hin und steigert die Kundenzufriedenheit.
- Kundenzufriedenheit: Misst die Zufriedenheit der Kunden mit der erbrachten Leistung. Sie ist ein zentraler Indikator für Prozessqualität und Serviceerfolg.
3. Kostenbasierte Prozesskennzahlen
- Kosten pro Prozess: Umfasst alle mit einem Prozess verbundenen direkten und indirekten Kosten (z. B. Personal, Material, Energie). Diese Kennzahl hilft bei der Identifikation von Einsparpotenzialen und der Kontrolle von Prozesskosten.
4. Produktivitätsbasierte Prozesskennzahlen
- Auslastung: Zeigt das Verhältnis zwischen tatsächlicher und möglicher Leistung. Hohe Auslastung bedeutet effiziente Ressourcennutzung.
- Mitarbeiterproduktivität: Bewertet, wie effizient Mitarbeitende an Prozessen mitwirken. Diese Kennzahl hilft, Optimierungen im Personalmanagement zu realisieren.
Beispiele und Anwendungsbereiche

Einige typische Prozesskennzahlen-Beispiele in der Praxis:
- Durchlaufzeit reduzieren, um schnellere Auftragsbearbeitung zu ermöglichen
- Bearbeitungszeiten analysieren, um interne Abläufe schlanker zu gestalten
- Fehlerquote messen, um Prozessqualität zu verbessern
- Kundenzufriedenheit erfassen, um Feedback systematisch in Verbesserungen umzusetzen
- Kosten pro Prozess berechnen, um Kostentransparenz zu schaffen und wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen
Je nach Branche können weitere Kennzahlen wie Ausschussrate, Wartezeit oder Mitarbeiterzufriedenheit ergänzend verwendet werden.
Fazit

Prozesskennzahlen sind unverzichtbar für eine datenbasierte Prozesssteuerung. Sie liefern entscheidende Informationen zur Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung, Kostenkontrolle und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Durch die konsequente Messung, Auswertung und Anpassung anhand definierter KPIs lassen sich Prozesse nachhaltig verbessern. Entscheidend ist dabei die Auswahl der für das Unternehmen relevanten Kennzahlen – angepasst an Branche, Zielsetzung und Prozessstruktur.