Was ist ein Prozesseigner?
Ein Prozesseigner ist eine zentrale Person innerhalb einer Organisation, die die Gesamtverantwortung für einen bestimmten Geschäftsprozess trägt. Er kennt den Prozess im Detail, gestaltet ihn aktiv mit und trifft die notwendigen Entscheidungen, um dessen Effektivität und Effizienz sicherzustellen. Der Prozesseigner verfügt über das nötige Fachwissen sowie die Autorität, um Maßnahmen zu steuern und Veränderungen umzusetzen.
Bedeutung des Prozesseigners
Der Prozesseigner spielt eine Schlüsselrolle im Prozessmanagement. Er agiert als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern und stellt sicher, dass der Prozess reibungslos abläuft und die angestrebten Ergebnisse liefert.
Seine Fachkenntnisse ermöglichen es ihm, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, Verbesserungen anzustoßen und dafür zu sorgen, dass der Prozess den Qualitätsanforderungen und Unternehmenszielen entspricht. Auch im Rahmen von Zertifizierungen wie ISO 9001 kommt ihm eine zentrale Funktion zu.
Aufgaben des Prozesseigners
Die Aufgaben des Prozesseigners sind vielfältig und entscheidend für die Prozessleistung:
- Definition des Prozesses
Festlegung des Prozessumfangs, der Ziele, Ergebnisse und relevanten Kennzahlen. - Prozessdesign und -dokumentation
Entwicklung und Dokumentation des Prozessablaufs, um Klarheit für alle Beteiligten zu schaffen. - Ressourcenmanagement
Sicherstellung, dass alle benötigten Ressourcen – personell und materiell – verfügbar sind. - Überwachung und Steuerung
Kontinuierliche Kontrolle des Prozessverlaufs; Einleitung von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen. - Kontinuierliche Verbesserung
Analyse und Optimierung des Prozesses auf Basis von Leistungsdaten und Feedback.
Der Prozesseigner ist zudem Hauptansprechpartner für alle Belange rund um den Prozess und arbeitet eng mit den beteiligten Abteilungen zusammen.
Der Prozesseigner und die ISO 9001 Norm
ISO 9001 ist eine weltweit anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Der Prozesseigner trägt in diesem Rahmen die Verantwortung für:
- Planung, Umsetzung und Steuerung des zugewiesenen Prozesses,
- Sicherstellung der Normkonformität,
- Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung,
- Beitrag zur Qualitäts- und Unternehmenszielerreichung.
Ein strukturierter Prozess mit klarer Verantwortlichkeit ist ein zentrales Element der ISO 9001 – der Prozesseigner sichert dessen Umsetzung.
Prozesseigner vs. Prozessverantwortlicher
Was ist der Unterschied?
Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich in ihrer Funktion:
Prozesseigner
- trägt die Gesamtverantwortung für den Prozess
- gestaltet, steuert und verbessert den Prozess
- Entscheidet über Änderungen und Maßnahmen
Prozessverantwortlicher
- ist für die operative Durchführung einzelner Aufgaben verantwortlich
- führt Prozessschritte nach Vorgaben aus
- setzt um und berichtet an den Prozesseigner
Der Prozesseigner hat die Steuerungsrolle, der Prozessverantwortliche unterstützt bei der praktischen Umsetzung.
Fazit
Der Prozesseigner ist eine tragende Rolle im Prozessmanagement. Er gestaltet, überwacht und verbessert Geschäftsprozesse, sichert deren Qualität und trägt wesentlich zur Erreichung strategischer Ziele bei.
In Kombination mit einem systematischen Qualitätsmanagement – etwa nach ISO 9001 – leistet der Prozesseigner einen entscheidenden Beitrag zur Effizienz, Stabilität und Kundenzufriedenheit im Unternehmen.
Ein guter Prozesseigner sorgt nicht nur für einen funktionierenden Ablauf, sondern für nachhaltige Prozessverbesserung im Sinne der gesamten Organisation.