Grundprinzipien von Kaizen
Kaizen (japanisch: 改善) bedeutet wörtlich „Veränderung zum Besseren“. Im Kontext des Prozessmanagements steht Kaizen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), bei dem bestehende Abläufe systematisch, schrittweise und dauerhaft optimiert werden. Im Gegensatz zu großen, disruptiven Veränderungen setzt Kaizen auf kleine, alltägliche Verbesserungen, die von allen Mitarbeitenden getragen werden.
Diese Philosophie ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Managementsysteme wie Lean Management, Total Quality Management (TQM) oder ISO 9001 und unterstützt Unternehmen dabei, Effizienz, Qualität und Mitarbeiterbeteiligung nachhaltig zu steigern.
Methoden & Werkzeuge
1. PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)
Der PDCA-Zyklus ist das Herzstück der Kaizen-Methode:
• Plan: Verbesserungspotenzial erkennen und Maßnahmen planen
• Do: Umsetzung im kleinen Rahmen (Pilot)
• Check: Ergebnis prüfen und analysieren
• Act: Erfolgreiche Maßnahme standardisieren
2. 5S-Methode
Ein strukturierter Ansatz zur Arbeitsplatzorganisation:
01. Seiri – Sortieren
02. Seiton – Systematisieren
03. Seiso – Säubern
04. Seiketsu – Standardisieren
05. Shitsuke – Selbstdisziplin entwickeln
3. Ishikawa-Diagramm (Fishbone)
Ein Werkzeug zur Ursachenanalyse von Problemen – auch bekannt als Ursache-Wirkungs-Diagramm.
Kaizen-Kultur im Unternehmen
Kaizen ist mehr als eine Methode – es ist eine Haltung.
Eine funktionierende Kaizen-Kultur beruht auf:
• Beteiligung aller Mitarbeitenden – unabhängig von Position oder Abteilung
• Führung als Vorbild – aktive Förderung und Anerkennung von Ideen
• Offene Kommunikation – Ideen und Fehler offen diskutieren
• Transparente Ziele und Kennzahlen – Klarheit schafft Motivation
Statt nur Projekte „von oben“ anzustoßen, werden Mitarbeitende aktiv dazu ermutigt, Verbesserungspotenziale in ihrer täglichen Arbeit zu identifizieren und umzusetzen.
Vorteile und Herausforderungen
Praxisbeispiel
Beispiel: Optimierung im Rechnungsfreigabeprozess
1. Mitarbeitende erkennen wiederkehrende Verzögerungen bei der Freigabe.
2. Ein PDCA-Zyklus wird initiiert: Plan (Problem analysieren), Do (digitale Erinnerungsfunktion testen), Check (Freigabedauer analysieren), Act (Funktion standardisieren).
3. Ergebnis: Freigabezeit reduziert um 2 Tage, Zufriedenheit erhöht.
In BPM-Tools wie aiio® kann Kaizen z. B. durch automatisierte Verbesserungsvorschläge, Change Requests oder integrierte PDCA-Zyklen digital unterstützt werden.
Fazit
Kaizen steht für kontinuierliche, praxisnahe Verbesserung durch Beteiligung aller. Durch einfache Methoden wie den PDCA-Zyklus und eine gelebte Verbesserungskultur entsteht ein agiles und lernfähiges Unternehmen – mit echten Ergebnissen bei Qualität, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.