Wie Euromobil 24 Personenmonate mit dem automatischen aiio AI-Import sparen konnte.
Von 800 Seiten totem Wissen zu 83% effizienteren Abläufen – in wenigen Wochen.
Die Autovermietung des VW-Konzerns sparte ein halbes Jahr Arbeitszeit. Mit einer einzigen Entscheidung.
Die Autovermietung des VW-Konzerns sparte ein halbes Jahr Arbeitszeit. Mit einer einzigen Entscheidung.
Die Herausforderung: 800 Seiten Handbuch. Liest keiner.
So brachte es Sebastian Wellmann, Leiter Prozessmanagement & interne Dienste bei Euromobil, auf den Punkt. Als Teil des Volkswagen-Konzerns betreibt Euromobil das Ersatzwagengeschäft in VW-AG-Autohäusern deutschlandweit – eine komplexe Aufgabe mit individuellen Anforderungen an jedem der 74 Standorte.
Das rapide Wachstum von 30 auf 400 Mitarbeiter hatte seine Spuren hinterlassen. Prozesse, die einst für ein kleines Team funktionierten, wurden zur Herausforderung für eine verteilte Organisation. Das Ergebnis: Ein 800-seitiges Prozesshandbuch namens "EMELI", das die Komplexität eigentlich reduzieren sollte, aber das Gegenteil bewirkte.
Die Komplexität in Zahlen
Besonders deutlich wurde das Problem beim Reservierungsprozess: "Wir haben achtunddreißig Prozesse nur beim Check-In, die wir beachten müssen", erklärt Wellmann. Jede Reservierung erforderte Entscheidungen über die Art des Mietfalls (Werkstattersatz, Unfallersatz oder direkte Miete), den Kostenträger (Kunde, Versicherung oder Autohaus) und die entsprechenden Vertragskonditionen. Allein diesem einen Prozess waren über 30 Seiten im Handbuch gewidmet.
"Wenn Sie die Kollegen fragen, sind die Prozesse gut. Da gibt es nichts zu verbessern. Die Realität sah anders aus: Jeder Standort interpretierte die Vorgaben anders, Fehler häuften sich, und die Nachbearbeitung kostete wertvolle Zeit."
- Sebastian Wellmann
- Sebastian Wellmann
Der Wendepunkt: Von Post-its zu digitaler Transformation
Euromobil hatte bereits den klassischen Weg des Prozessmanagements eingeschlagen. "Wir haben ganz klassisch mit dem Lean Management angefangen, wir haben die Kollegen eingeladen, wir haben Workshops gemacht", erinnert sich Wellmann. Die Prozesse wurden auf 30 Meter lange Folien gedruckt und an die Wände der Meetingräume geklebt. Mitarbeiter aus ganz Deutschland reisten an, um mit Post-its Verbesserungen zu diskutieren.
Dann kam Corona. "Dann war vorbei mit Workshops, dann war vorbei mit wir fahren mal nach München, wir fahren mal nach Stuttgart", so Wellmann. Was zunächst wie eine Katastrophe aussah, wurde zum Katalysator für echte Innovation. Die erzwungene Distanz machte klar: Es mussten andere Lösungen her. Digitale Lösungen. Bessere Lösungen.
Dann kam Corona. "Dann war vorbei mit Workshops, dann war vorbei mit wir fahren mal nach München, wir fahren mal nach Stuttgart", so Wellmann. Was zunächst wie eine Katastrophe aussah, wurde zum Katalysator für echte Innovation. Die erzwungene Distanz machte klar: Es mussten andere Lösungen her. Digitale Lösungen. Bessere Lösungen.
Die Entdeckung von aiio
Bei der Suche nach einer Lösung waren die Anforderungen klar: Das Team brauchte eine Plattform, die kollaboratives Arbeiten an Prozessen ermöglichte, sich nahtlos in die bestehende Microsoft Teams-Umgebung integrierte und – besonders wichtig – bei der Optimierung unterstützte, nicht nur bei der Dokumentation.
"Wir haben dann irgendwann angefangen, aiio einzuführen, um auch mit den Kollegen digital an einem Prozess arbeiten zu können", berichtet Wellmann. Die Entscheidung sollte weitreichende Folgen haben.
Die Transformation beginnt: Prozesse, die jeder versteht
Der erste Durchbruch kam mit der neuen Prozessvisualisierung. Die bisherigen abstrakten Diagramme hatten ein fundamentales Problem: "Alle haben uns ein bisschen entgeistet angeschaut und gesagt, verstehe ich nicht, weil ich finde mich nicht wieder", erinnert sich Wellmann.
Mit aiio entstand eine intuitive Prozesslandkarte, die das Geschäft von Euromobil in drei klare Phasen gliederte: Pre-Rent (Vorbereitung und Reservierung), Rent (während der Nutzung) und After-Rent (nach der Rückgabe). "Das ist greifbar geworden. Die Prozesslandkarte bildet jetzt genau unser Kerngeschäft ab", freut sich Wellmann. Plötzlich konnten sich Mitarbeiter in den Prozessen wiederfinden, verstanden Zusammenhänge und sahen, wo ihre Arbeit einzuordnen war.
KI als neutraler Berater
Der zweite Gamechanger war die Integration künstlicher Intelligenz. Statt tagelanger Workshops analysiert der AI Experte von aiio Prozesse in Sekunden und liefert konkrete Optimierungsvorschläge. Für den Reservierungsprozess identifizierte die KI drei Hauptverbesserungen: eine optimierte Kommunikation zwischen Autohaus und Mietstation, die Umstellung auf ein Echtzeit-Reservierungssystem statt der 15-Minuten-Intervalle und ein intelligentes Schlüsselmanagement.
"Schön ist es auch, wenn man mit einem Fachbereich spricht und das aufmacht und sagt, guck mal, das weiß nicht ich, der das gesagt hat, das hat euch das System vorgeschlagen", erklärt Wellmann den entscheidenden Vorteil.
Die Neutralität der KI-Empfehlungen führte dazu, dass Vorschläge, die vorher in endlosen Diskussionen versandeten, plötzlich umgesetzt wurden.
Der Durchbruch mit dem aiio AI-Import:
6 Monate Arbeit in wenigen Minuten
Die größte Überraschung kam mit der pdf2process-Funktion von aiio. Das 800-seitige EMELI-Handbuch digital in strukturierte Prozesse zu überführen, hätte nach Schätzungen mindestens sechs Monate gedauert – eine Mammutaufgabe, die realistisch betrachtet nie angegangen worden wäre. Die KI analysierte die PDF-Dokumente, identifizierte Prozessschritte und konvertierte sie automatisch in standardisierte BPMN-Notation.
"Wir haben ein ganzes halbes Jahr an Arbeitszeit gespart, nur weil wir aiio angefangen haben einzusetzen"
Sebastian Wellmann
Leiter Prozessmanagement & interne Dienste
Euromobil GmbH
Wellmann war skeptisch: "Ich war ein bisschen überrascht, als ich das erste Ergebnis gesehen habe, weil ich persönlich habe nicht daran geglaubt, dass das so ein gutes Ergebnis wird." Doch die Qualität überzeugte. Der Reservierungsprozess wurde von über 30 Seiten unstrukturiertem Text in einen klaren Ablauf mit sechs Kernschritten transformiert. Die KI erkannte sogar logische Lücken in der ursprünglichen Dokumentation und schlug sinnvolle Ergänzungen vor.
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