Prozess­management in Gesundheits­einrichtungen? – Qualitätsgarant statt Zeitverschwender!

Nicht ohne Grund ist Prozessmanagement in den letzten Jahren ein immer relevanter werdender Aspekt im Management von Unternehmen geworden. Besonders im Gesundheitswesen wird mehr Wert auf geordnete Prozesse gelegt, da es besonders in diesem Bereich strenge gesetzliche Vorgaben gibt. So legt unter anderem das Sozialgesetzbuch V gesetzliche Rahmenbedingungen zur Qualitätssicherung fest. Egal ob Krankenhäuser, Rehas, Vertragsärzte oder Pflegeeinrichtungen – in jedem Bereich gelten Qualitätskriterien auch außerhalb der eigentlichen Betreuung von Patienten. In einem solchen Vorgaben-Dschungel kann man schnell den Überblick verlieren. Doch wie genau helfen Prozesse hier im Gesundheitswesen nun und tragen zur Qualitätssicherung bei?

Oft nutzen (Gesundheits-)Unternehmen Schlupflöcher, indem sie fertige Qualitätsmanagementhandbücher kaufen. Diese fertigen „Pakete“ sind vorerst ausreichend, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, bringen eine Einrichtung jedoch nicht voran. Diese Variante wird oft gewählt, wenn der Mehrwert einer gut gelebten Qualitätspolitik nicht verstanden wird. Die andere Möglichkeit ist das Verstehen und Ausleben der Qualitätspolitik im Unternehmen, wofür ein gutes Prozessmanagement die Grundlage ist.

Unzählige Prozesse begleiten die Mitarbeitenden und Führungskräfte im Gesundheitswesen täglich. Zwischen gesetzlich vorgegebenen und in der Praxis zu bewältigenden Abläufen liegt aufgrund der vielen Prozesse und zusätzlichen Dokumentationspflicht oft nur ein schmaler Grat. Hinzu kommt das Zusammenarbeiten und Ineinandergreifen vieler Abteilungen und Bereiche: Wer ist für was verantwortlich? Wie werden neue Mitarbeiter in das Unternehmen eingeführt und wann nutze ich welches Dokument? Zum Klären dieser Fragen wird meistens ein Qualitätsmanagementbeauftragter festgelegt. Dieser ist Experte, wenn es um Prozesse geht, kann aber dennoch unmöglich Experte in jedem Fachbereich sein. Wie soll der QM-Beauftragte also ein System für alle schaffen, welches in der Praxis funktioniert?

Ein übersichtliches System für (Gesundheits-)Prozesse

Dafür muss eine Möglichkeit gefunden werden, um Transparenz über Aufgaben, Vorgehensweisen und die Unternehmensorganisation zu schaffen. Dabei soll der Nutzen vor allem in der Herstellung einer bereichsübergreifenden Übersicht zur Optimierung des Unternehmens sowie der Vorbereitung von Versicherungen wie dem medizinischen Dienst der Krankenkassen liegen. Ein Prozessmanagement-System bietet hier langfristig einen Lösungsansatz. Ein (gut geführtes) Prozessmanagement-System bietet für Gesundheitseinrichtungen nicht nur bessere Transparenz über Aufgaben im System, sondern kann zusätzlich auch als Vergleichs-Medium für ablaufende Prozesse und gesetzlich vorgegebene Abläufe dienen. Speziell abteilungsübergreifend liefert ein Prozessmanagement zudem eine geeignete Basis für Kollaboration durch die Abbildung vorhandener Abläufe und verwendeter Dokumente oder Systeme. Dadurch ist ein ordentliches, übersichtliches Prozessmanagement-System auch für die Heranführung neuer Arbeitskräfte an das Unternehmen ideal geeignet.

Wie genau eine Organisation das System füllt(zentralisiert durch den Qualitätsmanager/Prozessmanager oder kollektiv durch die Mitarbeiter mit dem Qualitätsbeauftragten als „Systemverwalter“) obliegt jedem Gesundheitsbetrieb selbst. Grundlegend steht vor allem der Überblick über die einzelnen Abteilungen und die Zusammenarbeit zwischen diesen im Vordergrund. Viele Arbeitsschritte gehen ineinander über und funktionieren nicht ohneeinander. Die Komplexität der Prozesse und engmaschigen Gesetze fordern eine systematische Vorgehensweise. Durch diese können die Prozesse langfristig einen Nutzen für das Gesundheitsunternehmen haben und dieses qualitativ voranbringen.

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(Notiz vom Editor: Eva ist eine externe Ansprechpartnerin und selbst im Prozessmanagement im Gesundheitswesen tätig. Vielen Dank an Eva für den Einblick in die Herausforderungen ihres täglichen Schaffens und ihre Mithilfe!)