Methoden der Organisationsentwicklung - aiio und die „Weisheit der Vielen“
"Die Weisheit der Vielen" ist ein Konzept im Bereich der prozessbasierten Organisationsentwicklung, welches seit Jahren immer mehr an Relevanz gewinnt. Für den folgenden Beitrag wurden mehrere wissenschaftliche Beiträge zu Hilfe gezogen, um eine Übersicht des Nutzens der "Weisheit der Vielen" zu erlangen... welche zuletzt auch auf unser eigenes Produkt - aiio - angewandt werden sollen.
Gartner hat schon vor einigen Jahren in seinem Research-Paper „BPA for the Masses: Is It Real?"1 die Empfehlung formuliert, in die Prozessmodellierung und -Analyse viel mehr Mitarbeiter einzubinden, die einen weniger technischen Blick auf Prozessbeschreibungen haben. In der Arbeit mit dieser Nutzergruppe konstatieren sie auch einen sehr viel höheren Nutzen von Tools, deren Zweck insbesondere nicht die direkte Ausführung von Prozessen ist, sondern in deren Fokus das Kennenlernen, Verstehen und Analysieren der Organisation steht.
Eine ähnliche Entwicklung sieht eine Publikation von Forrester2, die die Einbindung des „Citizen Process Experts“ in die Prozessgestaltung und Analyse empfiehlt, anstatt ausschließlich auf den Einsatz von Prozessoptimierungsspezialisten zu setzen, die selbst nicht Teil der betroffenen Organisation sind und entsprechend wenig lokales Wissen beitragen können.
Völlig unabhängig von Tools und Technik beschäftigen sich Autoren wie James Surowiecki, Johannes-Paul Fladerer oder Ernst Kurzmann in unterschiedlichen Publikationen mit der Frage, wie man die „Weisheit der Vielen“ erschließen kann – auch innerhalb von Unternehmen und anderen Organisationen, in denen es darum geht, arbeitsteilig auf ein gemeinsames Ziel hin zu arbeiten. Welche Voraussetzungen sollten bestenfalls erfüllt sein, um aus vielen individuellen Beiträgen im Mittel zu besseren Ergebnissen zu kommen als die jeweils besten Mitglieder der Gruppe sie individuell erreichen könnten?
Auch aiio beschäftigt sich damit, das Organisationswissen aus den Köpfen all derer zu schöpfen, die tagtäglich Teil der Organisation sind und aus unterschiedlichen Perspektiven zu ihrer Gestaltung beitragen können und will dieses Wissen verfügbar machen.
Lösungsansätze: Der kollektive Organisationsentwicklungsprozess
James Surowiecki argumentiert in seinem Buch3, dass die Kumulation von Informationen in Gruppen zu gemeinsamen Gruppenentscheidungen führen, die oft besser sind als Lösungsansätze einzelner Teilnehmer und identifiziert vier Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit die „Weisheit der Masse“ wirken kann:
- Meinungsvielfalt: Die Menschen, die gefragt werden, sollen eigene Informationen zum Thema haben und unterschiedliche Blickwinkel beitragen,
- Unabhängigkeit: Die Menschen, die gefragt werden, sollen unbeeinflusst durch andere Meinungen in ihrem Umkreis antworten können,
- Dezentralisierung: Die Menschen, die gefragt werden, sind in der Lage, sich zu spezialisieren und lokal gegebenes Wissen heranzuziehen, und
- Aggregation: Es steht irgendein geeigneter Mechanismus bereit, der die individuellen Urteile zu einer kollektiven Entscheidung bündelt.
Diese Bedingungen sind in die Genetik von aiio eingeflossen:
- Der Prozessmanager soll keine Interviews mit Prozessbeteiligten führen und sein Verständnis des Gehörten in ein Modell gießen. Mit aiio kann er unterschiedliche Prozessbeteiligte, unabhängig voneinander und dezentral den gleichen Prozess aus ihrer jeweiligen Perspektive und unter Einbringung ihres jeweiligen lokalen Wissens selbst beschreiben bzw. kommentieren lassen.
- aiio fungiert dabei als neutraler Aggregator der Informationen und ermöglicht deren Konsolidierung in einem Ergebnismodell, das letztendlich als Entscheidungsgrundlage umso besser ist, je vielfältiger die existierenden Perspektiven sind, unter denen es betrachtet und beschrieben wurde. Dieses Modell wiederum soll möglichst vielen Akteuren im Unternehmen als Informationshub zur Verfügung stehen.
Damit es praktisch gelingen kann, den Prozess der Informationsbeschaffung zu dezentralisieren, um möglichst viele unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen, muss das Prozessmanagement quasi „demokratisiert“ werden. Es soll gelingen, auch das sonst „schweigende Wissen“ Einzelner nutzbar zu machen, die nah an Problemen stehen und wahrscheinlich gut dazu beitragen können, Lösungen zu finden – aber sonst nicht gefragt werden. Das bedingt allerdings, dass praktisch jeder Befragte, ohne Einarbeitung in die Software, aiio bedienen können muss. Darum ist aiio bewusst sehr einfach gehalten und konzentriert sich auf den Prozess des Sammelns von Organisationsinformationen. aiio vermeidet bewusst zu technische Beschreibungssprachen und komplexe User Interfaces, die kaum ohne gründliche Einarbeitung nutzbar sind. aiio ist Werkzeug und Methode zugleich. Es gestattet jedem Einzelnen, mit seinem speziellen und lokalen Wissen die Gesamtmenge der im System verfügbaren Informationen zu erhöhen und diese Informationen gleichzeitig zu einem kollektiven Ganzen zu bündeln. Damit werden nutzenstiftende Gestaltungsentscheidungen ermöglicht. Durch eine leichtgewichtige Ansprache wird aiio den Prozess der Informationsbeschaffung und -aktualisierung zudem durch regelmäßiges Fragen, Rückfragen und Verifizieren in einen kontinuierlichen Prozess verändern. Das Organisationsmodell aktualisiert sich dadurch ständig selbst.
Mit aiio wird „BPA for the Masses“ realer den je, und praktisch jeder Einzelne im Rahmen der ihm verfügbaren Informationen und Perspektiven wird zum „Citizen Process Expert“.
Quellen:
1 Gartner, BPA for the Masses: Is It Real?, G00201280
2 https://www.forrester.com/blogs/is-your-organization-ready-to-democratize-its-automation-strategy-with-citizen-process-expertise/
3 James Surowiecki: Die Weisheit der Vielen. Warum Gruppen klüger sind als Einzelne und wie wir das kollektive Wissen für unser wirtschaftliches, soziales und politisches Handeln nützen können, Bertelsmann, München, 2005, ISBN 3-570-00687-5
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