3 Gründe, wieso dein Prozessmanagement der ultimative Wissensspeicher ist

„Knowledge is power“ – das weiß der Mensch schon seit mindestens einem knappen halben Jahrtausend. Und auch wenn die eingedeutschte Phrase „Wissen ist Macht“ sicherlich ein wenig zu... diktatorisch für Ottonormalverbraucher daherkommt, so macht sie dennoch klar: Wissen ist seit jeher ein wertvoller Schatz, der unbedingt zu schützen und zu bewahren ist.

Wissen gilt es, egal in welchem Kontext, zu schützen. Das gilt also natürlich auch für jedwedes Unternehmen; sei es der gigantische New Yorker Konzern oder der eine kleine Bäcker auf der Ecke, der sich in einem Dorf irgendwo im Nirgendwo von Deutschland noch wacker gehalten hat. Das Thema wird noch deutlich interessanter, wenn man beginnt zu bedenken, wie vielfältig das Thema Wissen, oder auch Information im Allgemeinen, im Unternehmenskontext daherkommt: Produktionstechniken, Markterfahrungen, Gesprächsleitfäden, Lieferantendaten oder auch nur, wann Stammkunde Herr Alm Öhi Geburtstag hat, die Beispiele gehen einem hier wohl kaum aus.

An dieser Stelle werden wir nun den (zugegeben weiten) Bogen zurück spannen. Die Frage, die unsere beiden doch eher gegensätzlichen Spieler vereint: wie genau speichern wir Wissen im Unternehmen eigentlich? Und wie gehen wir damit um, dass Wissen in so vielfältigen Formen daherkommt? Starten wir einen Versuch...

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Da ein Unternehmen sich aus verschiedensten Abläufen zusammensetzt, wirkt es sinnvoll, das Wissen an diese zu knüpfen. Das ist dann so, als verwende man die vorhandenen Bausteine, um eine Geschichte damit zu erzählen (wem die Anspielung noch nicht reicht, ich meine dieses schöne Bild hier). Können wir etwas wie Wissen also prozessbezogen speichern? Ja, ja das können wir.

Konfrontiert mit den vorher festgelegten Hürden und Voraussetzungen ist Prozessmanagement gar prädestiniert für die Aufgabe, als Wissensspeicher im Unternehmen zu dienen. Immerhin dreht sich hierbei alles um die Planung, Umsetzung, Steuerung und Optimierung von Abläufen im Unternehmen. Prozessmanagement braucht per Definition das Wissen über sämtliche Abläufe im Unternehmen, um effizient zu funktionieren. Wieso diese Charakteristik also nicht nutzen? Wir haben im Folgenden deshalb auch 3 Gründe aufgeführt, wieso genau ein Prozessmanagement-System also der ultimative Wissensspeicher deines Unternehmens ist – und 3 Tipps zusammengestellt, um dein Prozessmanagement-System zu einem besseren Wissensspeicher zu machen!

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1.     Dokumentation von Prozessen und Verfahren

Diesen ersten Punkt haben wir bereits angerissen, dennoch gilt er hier nochmals genauer zu erklären: dein Prozessmanagement-System dokumentiert und visualisiert sämtliche Geschäftsprozesse, Abläufe und Verfahren im Unternehmen. In diesem Zusammenhang sind detaillierten Prozessdokumentationen essenziell: diese speichern nicht nur das Wissen über Abläufe im Allgemeinen, sondern auch das Fachwissen sowie die direkte Vorgehensweise der verantwortlichen Mitarbeiter. Je genauer dokumentiert ein Prozess, desto besser versteht sich.

Unser Tipp: Sorge dafür, dass wirklich von jedem wichtigen Ablauf im Unternehmen eine detaillierte Beschreibung existiert – wenn möglich auch visuell dargestellt. So geht nichts verloren und das gespeicherte Wissen lässt sich gleichzeitig besser weitergeben.

2.     Standardisierung und Wissensübertragung

Im Zusammenhang mit einer ausführlichen Dokumentation von Prozessen lässt sich dieser Punkt nahtlos einreihen: Nicht nur fördert Prozessmanagement die Standardisierung von Prozessen, ein dokumentierter Prozess erleichtert auch die Weitergabe von Wissen von erfahrenen Mitarbeitern an neue Kollegen. Die Prozessdokumentation ermöglicht es, bewährte, bestehende Verfahren festzuhalten, um so sicher zu gehen, dass diese im Laufe der Zeit nicht verloren gehen. Eine ordentliche Prozessdokumentation hält ergo das aktuelle „best practise“ fest und kann so beinahe auch als Schulungsmaterial verstanden werden. Diese Urbarmachung von Mitarbeiterwissen und -erfahrungen bringt zeitgleich einen weiteren Vorteil mit sich, da Wissen so unternehmens- statt mitarbeiterbezogen gemacht wird.

Unser Tipp: Halte deine Prozessdokumentationen so verständlich wie möglich. Verwende klare Sprache, wenn möglich auch Flusscharts oder Diagramme. Der Prozess muss für alle Mitarbeiter verständlich sein, nicht nur für dich. Je besser die Mitarbeitererfahrung mit einem Prozess, desto besser ist dieser Prozess auch als Wissensquelle geeignet.

3.     Kontinuierliche Verbesserung

Die Urbarmachung des Mitarbeiterwissens liefert ebenso einen weiteren Punkt pro Prozessmanagement als Wissensspeicher: Nicht nur wird das Wissen bestehender Kollegen über bewährte Abläufe gesichert, sondern auch ihre Erfahrungen über mögliche Engpässe, Probleme oder Inneffizienz innerhalb des Prozesses. Da Probleme natürlich immer auch als "dornige Chancen" verstanden werden können, haben wir hier also eine Möglichkeit, wie gleichzeitig auch Verbesserungspotenziale für den gesamten Prozess aufgedeckt werden können. Dieses Wissen anzuzapfen und abzurufen, bringt natürlich auch eine gewisse Mitarbeiterintegration, gar „Empowerment“ mit sich, was im heutigen Arbeitsklima ebenfalls stets von Vorteil ist.

Unser Tipp: Fordere deine Mitarbeiter ruhig regelmäßig dazu heraus, über ihre Prozesse zu reflektieren, um so besser Optimierungsvorschläge zu erhalten. Eine weitere Möglichkeit, um das Unternehmen insgesamt zu verbessern, wäre es, Mitarbeiterschulungen von Mitarbeitern selbst zu ermöglichen: Empowerment und Workshop in einem!

Fazit: Prozesse sind Wissen.

Indem wir das Wissen unseres Unternehmens also in unserem Prozessmanagement-System an unsere Prozesse binden, ermöglichen wir also, dieses deutlich effizienter zu nutzen. Die Urbarmachung von Unternehmenswissen, wie es in der Praxis des Prozessmanagements sowieso gängig ist, bietet viele Vorteile für Unternehmen – nicht zuletzt, dass das Unternehmenswissen so zentral an einem Ort verdichtet wird und für jeden Beteiligten verständlich dargestellt wird. Anhand von Prozessen kann ein Wissensmanagement-System aufgebaut werden, das nicht nur strikt Informationen sammelt, sondern eines, welches diese gleich noch in einen Kontext bringt –Prozessmanagement baut uns unser Le- nein, Markenname: unser Klemmbaustein-Haus.

Zeitgleich ermöglicht Prozessmanagement, das vorhandene Wissen über den Ist-Stand des Unternehmens für Verbesserungsmaßnahmen am Unternehmen einzusetzen, indem es eben einen Gesprächsleitfaden aktualisiert und indem es eben weiß, dass Herr Öhi Geburtstag hat und dieser heute wohl mehr Geld im Laden lässt, wenn das auch gewürdigt wird. Das Unternehmen kann also durch ausführliches, kontinuierliches Prozessmanagement sein Wissen zu Macht machen.

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