Prozessmanagement-Software für Start-ups
Prozessmanagement ist nur etwas für große Konzerne und lohnt sich für junge Start-ups noch nicht? Weit gefehlt. Bereits heute anzufangen, spart langfristig viel Zeit, Geld und vor allem Nerven.
Prozessmanagement-Software für Start-ups - Ist das wirklich nötig?
Gerade schnell wachsende Unternehmen laufen Gefahr, den Überblick über alle im Unternehmen ablaufende Prozesse zu verlieren. Die Dokumentation dieser Prozesse erfordert zwar einiges an Aufwand, lohnt sich aber langfristig sehr, wenn früh genug damit angefangen wurde.
Muss Prozessmanagement-Software für Start-ups immer teuer sein?
Diese Frage haben wir uns auch gestellt. Prozessmanagement Software gehörte traditionell tatsächlich zu den teureren IT-Maßnahmen. Fairerweise sei dazu gesagt, dass viele Tools auch sehr komplexe Darstellungsmöglichkeiten bieten. Mit aiio bieten wir eine schlanke Software zu einem fairen Preis an.
Was sind die Alternativen zu einer Prozessmanagement-Software?
Eine Alternative kann sein, keine Prozessmanagement Software zu benutzten. Diese Variante kann allerdings nur verfolgt werden, wenn Ihr keine Zertifizierungen wie zum Beispiel eine ISO 9001 benötigt, da diese vorschreibt, Prozesse zu dokumentieren. Viele junge Unternehmen arbeiten mit unsortierten Word- und Excel Dokumenten. Bei 10 Mitarbeitern mag das noch funktionieren, doch sobald 50 Mitarbeiter zusammenarbeiten wird es sehr unübersichtlich.
Wie kann die Implementierung einer Prozessmanagement-Software erfolgreich werden?
Die ernüchternde Wahrheit zeigt, das viele Unternehmen sich zwar dafür entschließen, ein Prozessmanagement System zu benutzen, jedoch daran scheitern dieses gewinnbringend zu benutzen. Am nachfolgenden Ablaufplan zeigen wir euch, was klassischerweise oft falsch läuft und wie Ihr es besser machen könnt.
Bedarf wird festgestellt
Das Audit für die wichtige Zertifizierung steht an und alle Prozesse sind veraltet oder noch gar nicht aufgenommen. Der Worst-Case. Macht als Start-up nicht den gleichen Fehler und kümmert euch im Voraus um die Einführung und Pflege der auditrelevanten Prozesse.
Tool-Recherche beginnt
Der Markt für unterschiedliche Prozessmanagement Software ist groß. Hier alle Hersteller anzuschreiben und nach einer Testumgebung zu fragen kann Monate dauern. Habt Ihr da Lust drauf? Es soll Hersteller geben, bei denen die Software in 2 Minuten im Browser getestet werden kann. (Klick)
Entscheidung getroffen? Angebot und Verhandlung stehen an.
Nach ausgiebigem Testen habt Ihr eine passende Lösung gefunden? Preise wurden leider nicht veröffentlicht. In eurer individuellen Verhandlung müsst Ihr nun zusehen, dass Ihr ein gutes Angebot erhaltet. Bei aiio zahlt jeder das selbe.
Implementierungsphase
Ihr habt eine passende Software gekauft, die nun in eure bestehenden IT-Systeme eingegliedert werden soll? Na herzlichen Glückwunsch, der richtige spaßige Teil kommt jetzt nämlich erst. Viele Tools sind so aufgebaut, dass zusätzlicher Implementierungsaufwand notwendig ist, damit das System sinnvoll bedienbar ist (deswegen scheitern in der Implementierungsphase übrigens auch die meisten Einführungsprojekte). aiio funktioniert als reine Web-App sofort im Browser. Mit wenigen Klicks des Administrators kann aiio auch in Microsoft Teams bedient werden und ist als M365 App sofort mit allen gängigen Microsoft Programmen verknüpfbar.
Prozessaufnahme
Die Software läuft endlich und Ihr seid bereit, euer System endlich mit Inhalten zu befüllen? Ein geschulter Prozessmanager geht jetzt von Mitarbeiter zu Mitarbeiter und fragt nach dessen Aufgaben und Abläufen, von wem er oder sie Unterlagen erhält und an wen sie weitergegeben werden etc. Im Nachgang befüllt der Prozessmanager dann noch die Software. Das ist für den Prozessmanager nicht nur ziemlich mühsam, es dauert auch einfach ewig. Und ob er sich wirklich alles merken konnte und jeden Arbeitsablauf richtig verstanden hat? Wir bezweifeln das. Mit aiio haben wir die digitale Prozessaufnahme erfunden. Hier können Mitarbeiter in einer einfachen Eingabemaske ihre Arbeitsabläufe selbstständig im System hinterlegen. Prozessmanager können die übermittelten Inhalte dann in eine einheitliche BPM-Form bringen.
Alle Prozesse im System? Und wie geht's weiter?
In den meisten Fällen passiert tatsächlich nichts. Oftmals werden Prozesse nur aufgenommen, damit eine Zertifizierung erreicht wird und sobald dies geschafft ist, ist das Thema wieder uninteressant. Aber die nächste Zertifizierung kommt. Und gut strukturierte Prozesse haben noch ganz andere Vorteile. Zum Beispiel finden sich neue Mitarbeiter viel schneller zurecht. Man kann auch deutlich schneller feststellen, wo Arbeitsabläufe verbessert werden können - bei Unternehmen mit dem Drang, schnell zu wachsen, gar nicht mal so uninteressant. Prozesse aktuell zu halten funktioniert im klassischen Sinn so, dass der Prozessmanager wieder von Mitarbeiter zu Mitarbeiter geht und fragt, ob es Veränderungen gibt. Bei aiio kann jeder einen Änderungsvorschlag einreichen, oder Kommentare zu bestehenden Prozessen schreiben, die dem Prozessmanager einen Hinweis geben, dass Änderungen aufgetreten sind.
Prozessmanagement für Start-ups
aiio ist durch seine schlanke Struktur und den einfachen Implementierungsaufwand die perfekte Lösung für Start-ups.
Unser Versprechen
Immer am Zahn der Zeit
Prozessmanagement wird sich in den kommenden Jahren weiterentwickeln. Daher ist es wichtig auf ein Tool zu setzen, das sich neuen Gegebenheiten anpassen kann. Hinter aiio steht ein junges und motiviertes Team, das mit neusten Technologien und modernen Programmiersprachen unsere Software entwickelt und kontinuierlich verbessert.
