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Spontaner Mitarbeiterumbruch…und jetzt? So gehst du mit Wechseln in der Belegschaft um!

Manchmal muss man auch auf das unvorbereitete vorbereitet sein…so zum Beispiel, wenn relativ plötzlich ein Mitarbeiterersetzt werden muss (aus welchem Grund auch immer). Wir zeigen dir, wie du dein Unternehmen bestmöglich auf einen Umbruch in der Belegschaft vorbereiten kannst!

Leonard Köchli
3
Min Lesedauer

Die durchschnittliche Verweildauer in einem Unternehmen nimmt ab! Richtig gelesen – (speziell jüngere) Mitarbeiter bleiben durchschnittlich immer kürzer im gleichen Betrieb. Ich nehme an, dass das jetzt keinen aus den Wolken fallen lässt, (GenZ/Millennials, die sich jetzt angegriffen fühlen: #nofront, ich bin einer von euch) allerdings ist es Tatsache, dass aus verschiedensten Gründen die Verweildauer von Mitarbeitern abnimmt.

„Talente anwerben ist einfacher, als sie zu halten“ ist dabei oftmals die zweite Feststellung, welche nebenbei ebenfalls aufkommt. Unternehmen stellt dies natürlich vor einige Probleme, speziell im Hinblick auf die Produktivität und die Kontinuität innerhalb der laufenden Geschäftstätigkeit; ständig neue Kollegen anzulernen, verschlingt immerhin teure Ressourcen. Das fängt bei der Zeit, die der Lehrende nun für die Einführung des Kollegen statt für die eigene Tätigkeit aufwenden muss, an, und hört bei Fehlern innerhalb der Geschäftsprozesse, die nur dadurch entstanden sind, dass während der Anlernphase einige Details zu den Aufgaben des neuen Kollegen auf der Strecke geblieben sind, auf. Ein Mitarbeiterwechsel kann somit für schwere Probleme im Unternehmen sorgen, weshalb sich jedes Unternehmen gut für solche Fälle wappnen sollte!

Wie genau gehe ich das Problem als Verantwortlicher aber an? Die Anforderungen sind dabei eigentlich klar: wir müssen den neuen Kollegen ein System bieten können, welches detailliert die Aufgaben, die sie im Unternehmen ausführen sollen, darstellt. Das System muss dabei natürlich nicht nur gut zugänglich, sondern vor allem auch übersichtlich und verständlich sein. Die nötigen Informationen dazu sollten zudem im Idealfall nicht nur von einem vom eigentlichen Arbeitsprozessgetrennten Manager stammen, sondern auch vom (vormals) verantwortlichen Kollegen selbst. So wird gesichert, dass der aufgenommene Prozess auch der Praxis des Unternehmens entspricht.

Prozessmanagement als Unternehmens-Guide

Eine mögliche Lösung für dieses Anforderungsprofil findet sich in einem Prozessmanagement-System (klingt auf den ersten Blick unsexy, ist es aber nicht, versprochen!). Ein solches System erfordert zwar ebenfalls Zeit und Aufwand, allerdings bietet es so auch Lösungen für verschiedenste Problemstellungen, unter anderem eben auch den Mitarbeiterumbruch: Prozessmanagement-Systeme verdichten zuerst einmal die vorhandenen Arbeitsabläufe (Prozesse), die im Unternehmen ablaufen, in einer zentralen Datenbank. Ein gut befülltes Prozessmanagement kann also bereits die Anforderung, die Aufgaben vorangegangener Kollegen detailliert abzubilden, erfüllen – check.

Du magst jetzt denken „gut, sich in einem solchen Systemzurecht zu finden kostet genauso Zeit“, allerdings gibt es dafür ja auch eine Lösung: Rollen heißt das Stichwort. Wirklich gute BPM-Systeme werden in Kombination mit einem Organigramm gefüllt, welches sich nicht nur auf die einzelnen Personen im Unternehmen, sondern eben auch deren Rolle im Unternehmen stützt. Es ist also für das System nicht Frau Blau, die für die Produktentwicklung verantwortlich war, sondern schlichtweg die Produktmanagerin– die im nächsten Schritt einfach nur geändert werden muss. Das macht den Anpassungsprozess in diesem Sinne also nicht nur für die neue Kollegin, sondern auch für das Unternehmen selbst deutlich angenehmer.

Neben der verbesserten Einarbeitung, kann Prozessmanagement aber auch dazu beitragen, Mitarbeiter im Unternehmen zu halten - indem es den Arbeitsalltag der Belegschaft nachhaltig verbessert und Möglichkeiten zur Verbesserung bietet und die Unternehmenskultur auf den Erfolg der eigenen Mitarbeiter konzentriert.
Stets eine Übersicht über Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu haben, trägt nicht nur zu einem reibungsloseren Ablauf innerhalb des Unternehmens bei, sondern sorgt auch dafür, dass die Belegschaft im Allgemeinen weniger Stress empfindet: wer nichts übersieht, kann auch nicht von unentdeckten Sorgen gestresst werden (und mental health ist wichtig, das wissen wir alle!).
Eine Übersicht über die eigenen Abläufe bietet gleichzeitig auch die Möglichkeit, diese schneller und effektiver zu optimieren. Anhand von Prozessen kann die Produktivität der Mitarbeiter erhöht werden - und wer sich produktiv fühlt und gut in seinem Job funktioniert, der ist auch zufriedener, oder?

Wir haben mit einem ordentlichen Prozessmanagement-System also eine Möglichkeit, die Einarbeitung neuer Kollegen deutlich zu erleichtern, da diese sehr viel schneller über die Details ihrer neuen Arbeit informiert werden können – ohne, dass dabei irgendwo Informationen verloren gehen. Gleichzeitig kann so auch bestehenden Arbeitskräften eine Methode gegeben werden, ihre eigene Arbeit weiterhin zu optimieren und so immer "etwas neues" im bekannten Betrieb zu haben. Natürlich sind eine gewisse Einarbeitungszeit und ein verbundener Pflegeaufwand dennoch nicht zu eliminieren… allerdings so stark verkürzt, wie nur eben möglich.

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