Die Zukunft von Prozess­management ist agil!

Die Bedeutung steigender Agilität von integrierten Managementsystemen

„Agilität“ ist einer dieser Begriffe, die speziell in den letzten Jahren und Monaten immer mehr von einer Randerscheinung zum echten Trendschlagwort mutiert sind. Bedingt durch den allgemeinen Wandel in der Arbeitswelt, der auch prä-pandemisch bereits zu beobachten war und der durch die Folgen der Pandemie nur noch weiter beschleunigt und in seinen Folgen potenziert wurde, hat sich die Nachfrage nach „agilen“ Geschäftsanwendungen stark verstärkt. Welchen Vorteil zieht mein Geschäft denn jetzt aber aus einem „agilen“ System? Und was heißt „agil“ in diesem Kontext überhaupt? Sehen wir uns das mal genauer an.   

Die Basics - Prozesse ≠ agil … oder?

Von einem „agilen“ System wird immer dann gesprochen, wenn es sich um eine Geschäftsanwendung handelt, die darauf ausgelegt ist, Feedback getrieben und vor allem flexibel zu arbeiten. Ein agiles System kann dementsprechend deutlich schneller auf Veränderungen im Unternehmensumfeld reagieren. Es findet in diesem Sinne außerdem eine stetige Selbsterneuerung des Systems statt. Per Definition steht „Agilität“ damit ein bisschen im Gegensatz zum klassischen Prozessmanagement, welches auf vorgegebene Prozesse mit klarem Ziel und wenig Spielraum für Anpassungen ausgerichtet ist.
Allerdings bedeutet das natürlich nicht, dass beide Methoden sich zwangsweise gegenseitig ausschließen müssen; ganz im Gegenteil. Die heutige Realität von BPM-Systemen sowie integrierten Managementsystemen im Allgemeinen zeigt, dass häufig die Kombination beider Methoden den Unterschied machen kann. Handelsüblich ist heute dementsprechend vor allem eine „Mischform“ beider Systeme mit sowohl klassischen als auch agilen Prozessen, je nach den Anforderungen des abgebildeten Prozesses. Beispielsweise sind Logistik- und Produktionsprozesse häufig eher klassisch dargestellt, während vor allem kundenorientierte Prozesse eher agil dargestellt werden, da diese schneller angepasst werden können und teilweise auch deutlich individueller sein können (/müssen). Wie immer macht es also eigentlich mehr die Mischung, die sowieso für jedes Unternehmen unterschiedlich aussehen kann.

Dennoch ist es ebenso ein Fakt, dass selbst „klassischere“ Prozesse, wie eben beispielsweise die Logistik von Gütern, heutzutage nicht unantastbar sein sollten – und es vor allem auch nicht sein können. Mindestens für die kontinuierliche Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse, einem der elementarsten Bestandteile der Einführung eines Prozessmanagement-Systems, müssen auch die klassischsten Prozesse wenigstens zu einem kleinen Teil agil sein.

Das „Best-Practice“: Best of both worlds?

Besteht mein optimales IMS („integriertes Managementsystem“) also einfach nur aus einem Mix aus verschieden agilen Prozessen? Nun, jein, um ehrlich zu sein. Einfach nur festzulegen, „dieser Prozess ist so agil und dieser so“, ist noch nicht ausreichend, um ein modernes IMS einzurichten, ganz so leicht wird es dann doch nicht. Dafür ist das Thema aber auch zu komplex: Wie optimiere ich am besten meine Prozesse? Wer sollte am besten dafür verantwortlich sein, die jeweiligen Geschäftsprozesse zu optimieren? Wo genau hole ich mir das Wissen her, wie oder wann welcher Prozess optimiert werden sollte? Die Antwort: Von IHREN Prozessexperten. Damit ist allerdings keineswegs ein einzelner bzw. ein paar wenige Prozessmanager gemeint, sondern die Gesamtheit Ihrer Prozessverantwortlichen, die tatsächlich auch aktiv an der Durchführung der jeweiligen Prozesse beteiligt sind. Hier liegt das fundierte Prozess-Know-how Ihres Unternehmens, auf welches Sie nur noch zugreifen müssen. Der Prozessverantwortliche selbst weiß immerhin am besten, wie viel Varianz und Individualisierung innerhalb „seiner“ Prozesse stattfindet – und ist damit auch die erste Instanz in Sachen Agilität!
(Eine Methode dafür? Wie wär’s mit „Crowd-Mining“, der mit Abstand agilsten Methode für die Prozessaufnahme!)

Die Implikation - Agilität durch Inklusion

Zusammenfassend: „Fragst du deine Leute viel, wird dein Unternehmen viel besser agil“, oder so ähnlich. Agilität wird nicht durch obere Management-Ebenen beschleunigt, sondern durch das Know-how der Prozessverantwortlichen, die an den realen Prozessen beteiligt sind. Diese wissen nämlich auch ganz genau, welches Level an Agilität innerhalb ihrer Prozesse abläuft!