Die Prozesslandkarte: Basics, Beispiele und Best Practices

Definition und Zweck: Transparenz für jedermann

Auf das Wesentliche runtergebrochen ist die Prozesslandkarte ein Werkzeug für die visuelle Darstellung der wichtigsten Kern- und Unterstützungprozesse in einem Unternehmen. Der Hauptzweck besteht darin, Organisationsstrukturen, Verantwortlichkeiten und Abläufe klar zu definieren. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz innerhalb des Unternehmens.

Die bessere Transparenz sorgt im Umkehrschluss für eine Erhöhung der Effizienz und Effektivität im Unternehmen. Weiterhin wird so auch die Kollaboration zwischen den Abteilungen gefördert und vereinfacht.

Um zur Navi-Metapher zurückzukehren, fungiert die Prozesslandkarte also als eine Art Orientierungshilfe für jeden Mitarbeiter: um einerseits seine eigenen Prozesse und Verantwortlichkeiten im Unternehmen lokalisieren und einordnen zu können, sowie um andererseits die Abläufe im Unternehmen allgemein besser verstehen zu können.

Best Practices zur Erstellung deiner Prozesslandkarte

Bei der Erstellung einer Prozesslandkarte wird in der Regel hierarchisch vorgegangen. Zuerst werden Kernprozesse identifiziert und dargestellt. Kernprozesse sind Prozesse, die direkt zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen und welche in diesem Sinne den „Kern“ der Geschäftstätigkeit des Unternehmensbilden. Produktions- und Salesprozesse, die direkt mit der Befriedigung von Kundenbedürfnissen zusammenhängen, sind hier beispielhaft zu nennen.

Nach den Kernprozessen werden die Unterstützungsprozesse abgebildet. Diese arbeiten den Kernprozessen lediglich zu; sie selbst sind also nicht direkt an der Wertschöpfung beteiligt. Dazu zählen neben dem IT-Support auch das Personalmanagement und die Finanzverwaltung des Unternehmens; Prozesse, die nicht direkt die Geschäftsziele des Unternehmens betreffen, aber dennoch essenziell für das Gelingen der Kernprozesse sind.

Wenn beide Arten von Prozessen identifiziert und eingeordnet sind, kann anhand dieser Informationen mit der grafischen Darstellung begonnen werden. Dies kann verschiedene Formen annehmen; wichtig ist hierbei vor allem, dass es sich um eine klare und eindeutige Darstellung handelt, welche die Prozesse und ihre Abhängigkeiten deutlich macht.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Prozesslandkarte ist die Einbindung relevanter Stakeholder. Ihre Perspektiven und Kenntnisse sind unerlässlich für eine präzise und wertvolle Abbildung. Nur so kann gesichert werden, dass die Prozesslandkarte ihrem Sinn als vollständige und akkurate Darstellung der Unternehmensprozesse nachkommen kann. Des Weiteren sichert die Beteiligung relevanter Stakeholder, dass die Prozesslandkarte für eben jene Stakeholder verständlich bleibt: Wenn die Prozesslandkarte verkompliziert wird und das zentrale Ziel der Verbesserung der Transparenz für diese Stakeholder nicht fördert, ist sie logischerweise nicht zu gebrauchen.

An dieser Stelle sei außerdem noch zu nennen, dass sich die Prozesslandschaft eines Unternehmens natürlich stets ändert. Die Prozesslandkarte muss deshalb den Anspruch haben, dynamisch auf diese Änderungen reagieren zu können. Dazu muss die Landkarte regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Gleiches gilt auch für die Integration von Feedback der Nutzer und Stakeholder.

Der Praktische Nutzen der Prozesslandkarte

Wir haben nun also die Best Practices für die Erstellung und Verwaltung einer Prozesslandkarte gelernt. Was genau nutzt die Prozesslandkarte mir nun in meinem täglichen, praktischen Tun?

1.    Erhöhte Transparenz: Wie wir bereits zu Beginn dieses Beitrags geklärt haben, ist einer der größten Pluspunkte einer Prozesslandkarte die Erhöhte Transparenz im Unternehmen. Stakeholder können verständlich einsehen, wie Prozesse interagieren und wo Verantwortlichkeiten liegen, was das allgemeine Verständnis der Organisation erhöht.

2.    Verbesserte Kommunikation: Zeitgleich fördert die erhöhte Transparenz die Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen, da Missverständnisse und Informationsverluste so reduziert werden. Die Prozesslandkarte etabliert eine „gemeinsame Sprache“ innerhalb des Unternehmens, wodurch Missverständnisse vermieden, und die Kommunikation verbessert werden.

3.    Kontinuierliche Verbesserung: Die klaren Strukturen der Prozesslandkarte erleichtern es, Redundanzen oder unwirksame Schritte in Prozessen zu identifizieren, welche im nächsten Schritt eliminiert oder umgestaltet werden können. In diesem Sinne fördert die Prozesslandkarte, die zur fortlaufenden Verbesserung regelmäßig überprüft werden sollte, die Optimierung der Abläufe im Unternehmen.

4.    Risikomanagement & Compliance: Neben Fehlern oder Unzulänglichkeiten können auch Risiken besser ausfindig gemacht werden. Zeitgleich ist die geordnete Dokumentation sämtlicher Prozesse förderlich, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen –die Prozesslandkarte sichert also auch die Compliance.

5.    Schulungen & Einarbeitung erleichtern: Die Prozesslandkarte als Ausgangspunkt für neue Mitarbeiter erleichtert die Orientierung und Einarbeitung im Unternehmen und ist somit speziell im Onboarding wichtiger Bestandteil.

Fazit: Ein vielseitiges Hilfsmittel

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gut erstellte Prozesslandkarte eine unschätzbare Hilfe für jedes Unternehmen darstellt. Sie fördert die Transparenz, verbessert die Kommunikation, ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung der Abläufe und trägt zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen bei. Gleichzeitig erleichtert sie neuen Mitarbeitern die Einarbeitung und stärkt das Risikomanagement. Eine regelmäßig aktualisierte Prozesslandkarte kann so maßgeblich zu einer verbesserten Effizienz und Effektivität innerhalb des Unternehmens beitragen.

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