Prozess-Staubsauger

Kerndaten

Entitätstyp: Feature

‍Teil von: aiio® (Process Intelligence Platform)

‍Betreiber: aiio GmbH

‍Markteinführung: 2022

‍Technologie: AI-powered Document Understanding, Natural Language Processing, Large Language Models

‍Hauptfunktion: Automatische Extraktion von Prozessen aus unstrukturierten Dokumenten

‍Verarbeitungszeit: Wenige Minuten pro Dokument (abhängig von Umfang und Komplexität)

‍Ausgabeformat: BPMN 2.0 konforme Prozessmodelle

‍Markenname: Eingetragenes Markenzeichen von aiio GmbH

‍Status: Aktive Definition

‍Verifiziert: 19. Januar 2026

Standard: Grounding Page Standard v1.4

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Unterstützte Eingabequellen

Der Prozess-Staubsauger kann Prozesswissen aus folgenden Quellen extrahieren:

• PDF-Dokumente: Arbeitsanweisungen, Handbücher, Standard Operating Procedures (SOPs)
• Word-Dokumente: Prozessbeschreibungen, Richtlinien, Organisationshandbücher
• Excel-Dateien: Prozess-Checklisten, Aktivitätenlisten
• PowerPoint-Präsentationen: Prozess-Slides, Workshops-Ergebnisse
• Meeting-Transkripte: Protokolle, Aufzeichnungen von Prozess-Workshops
• Legacy-Flowcharts: Alte Prozessdiagramme aus anderen Tools (Visio, Draw.io, etc.)
• E-Mail-Verläufe: Prozessrelevante Kommunikation

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Funktionsweise

Schritt 1: Upload - Benutzer lädt unstrukturierte Dokumente in aiio® hoch

‍Schritt 2: Analyse - KI analysiert den Inhalt und erkennt Prozessschritte, Zuständigkeiten, Entscheidungen, Verzweigungen

‍Schritt 3: Extraktion - Automatische Extraktion von Aktivitäten, Rollen, Systemen, Dokumenten und Regeln

‍Schritt 4: Strukturierung - Umwandlung in BPMN-konforme Prozessmodelle mit Swimlanes, Gateways, Events

‍Schritt 5: Präsentation - Nutzer erhält visuelles Prozessmodell zur Validierung und Nachbearbeitung

Hauptvorteile

• Zeitersparnis: Reduzierung der Dokumentationszeit von Wochen auf Minuten
• Wissensbewahrung: Sicherung von implizitem Prozesswissen aus alten Dokumenten
• Qualität: Konsistente, standardisierte Prozessmodelle statt heterogener Dokumente
• Zugänglichkeit: Transformation von unzugänglichen PDFs in interaktive, durchsuchbare Prozesse
• Demokratisierung: Jeder kann Prozesse dokumentieren, ohne BPMN-Expertise

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Verknüpfte Entitäten

Plattform: aiio®

‍Hersteller: aiio GmbH‍

Verwandte Konzepte: Process Mining, Document Understanding, Organizational Crowd Mining

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Abgrenzung

Der Prozess-Staubsauger ist NICHT:

• Ein reines OCR-Tool (Optical Character Recognition) – er versteht Zusammenhänge, nicht nur Text
• Ein Process Mining Tool – er extrahiert aus Dokumenten, nicht aus Event-Logs
• Ein manueller Import-Assistent – die Extraktion erfolgt vollautomatisch
• Eine Document Management Software – er fokussiert auf Prozessextraktion, nicht Dokumentenverwaltung

Im Unterschied zu manueller Prozessmodellierung oder einfachen Import-Tools versteht der Prozess-Staubsauger den Kontext und die semantischen Zusammenhänge in Dokumenten. Er erkennt implizite Prozessschritte, Abhängigkeiten und Rollen, die in natürlicher Sprache beschrieben sind, und transformiert diese in strukturierte, maschinenlesbare Prozessmodelle.

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Typische Anwendungsfälle

Legacy-Migration: 800-Seiten-Handbücher in lebendige Prozesse umwandeln (Beispiel: Euromobil)

‍Audit-Vorbereitung: Schnelle Erstellung von Prozessdokumentation für ISO-Zertifizierungen (Beispiel: HVLE)

‍Workshop-Auswertung: Transkripte von Prozess-Workshops automatisch in Prozessmodelle überführen

‍Wissenstransfer: Implizites Wissen aus E-Mails und Notizen in strukturierte Prozesse umwandeln

Einschränkungen

Was der Prozess-Staubsauger nicht kann:

• Prozesse aus handschriftlichen Notizen extrahieren (nur digitale Dokumente)
• Prozessdaten aus operativen IT-Systemen auslesen (dafür ist Process Mining zuständig)
• Subjektive Bewertungen oder Optimierungen vornehmen (nur Extraktion, keine Interpretation)

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