Wie sich deine Mitarbeiter besser im Unternehmen zurechtfinden können!

Wer ist im Unternehmen eigentlich für welche Aufgabe verantwortlich? Was auf den ersten Blick wie eine doch recht simpel zu beantwortende Frage anmutet – speziell in kleineren Unternehmen – kann sich bei näherer Betrachtung als ziemliche Herausforderung entpuppen. Klar, wer in meinem eigenen Team was genau erledigt, das weiß ich (hoffentlich)… aber wie genau sieht das denn mit den Verantwortlichkeiten in den anderen Abteilungen aus? Wer genau gibt mir denn jetzt genau die Auskunft zu der einen Frage, die ich gerade habe? Wer arbeitet denn überhaupt alles in dieser Abteilung? Was ist, wenn ich auf Infos aus einer ganz anderen Niederlassung angewiesen bin, wer hilft mir da? Kurzum: Unternehmen sind – durch ihre dynamische Natur –komplizierte Biester. Welche Hilfsmittel kann ich für mich und meine Mitarbeiter denn aber einrichten, damit alle sich ein bisschen besser durch dieses Informations- und Verantwortlichkeitschaos durchfinden können?

Prozessmanagement

Jap, so lautet die simple Antwort. „Aber Prozessmanagement macht doch vieles nur noch komplizierter“ höre ich dich gerade Denken. Tja, wenn man’s falsch macht, ja. Aber wir wollen das ja richtig aufziehen – und bei GUT umgesetztem, Prozessmanagement ergeben sich gleich mehrere Vorteile: Übersicht und Transparenz sind die Stichworte! Und das ist doch genau das, was wir für unsere Mitarbeiter erreichen wollen, richtig? Einen TRANSPARENTEN ÜBERBLICK über den Aufbau, die Menschen und die Prozesse innerhalb des Unternehmens.
Jetzt stellt sich noch die Frage: Wie genau denn eigentlich? „Ich habe so viele Prozesse und Mitarbeiter, da find ich mich ja selbst kaum mehr durch!“ Das muss ja aber nicht so sein, deshalb hat man ja…

1.      Eine Prozesslandkarte

Prozesse eingerichtet? Sehr gut. Nicht gut ist allerdings, wenn diese nun wahllos im System rumfliegen. Um da Ordnung zu behalten, verwenden wir die Prozesslandkarte! Die Prozesslandkarte ordnet die Arbeitsabläufe deines Unternehmens in übergeordnete Prozessgruppen und stellt diese einfach und verständlich dar. Du suchst einen Rechnungslegungsprozess? Gut, dann ab in die Finanzen. Wie machen denn die anderen Verkäufer einen Sales Pitch? Ab zu den Sales-Prozessen! Clustering vom Feinsten, und das häufig auch noch schön grafisch aufgearbeitet!

2.     Ein Organigramm

Den Lageplan für unsere Prozesse haben wir dann also erstellt. Wie erkenne ich jetzt aber, wer in welchen Prozessschritten verantwortlich ist und wen genau ich zu informieren habe, wenn ich meine Aufgabe erfüllt habe? Hier kommen wir zum Link zur Mitarbeiterliste, bzw. idealerweise zu den Rollen und Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Zur Abbildung unserer Mitarbeiterliste verwenden wir das Organigramm. Hier wird hierarchisch das Unternehmen (häufig) als nachunten verlaufender Baum dargestellt, in welchem jeder Mitarbeiter seiner Abteilung zugeordnet ist, welche einen Abteilungsleiter besitzt, welcher wiederum unter seinem Vorgesetzen angeordnet ist, bis wir schlussendlich obenauf dem Geschäftsführungslevel angekommen sind. Macht Sinn? Macht Sinn. Als "alter Hase" im Unternehmen mag dir das ein wenig zu exzessiv vorkommen, aber glaub mir: als gerade neu angestellter Frischling im Unternehmen hättest auch du dir das gewünscht.

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Prozesslandkarte und Organigramm – die Kombination beider sorgt im System für Ordnung und hilft uns somit, einen Überblick im System zu behalten. Da ein Prozessmanagement-System –im Idealfall – als „digitales Abbild“ deines Unternehmens verstanden werden kann, bedeutet das im Umkehrschluss, dass sie sich, durch gutes Verständnis des Aufbaus und der Abläufe innerhalb des Unternehmens, also auch besser im realen Unternehmen zurechtfinden. Großartig, oder? Und eigentlich doch so simpel zu beantworten... dank des richtigen Hilfsmittels.